1、主送单位：需填写“广东省人民政府港澳事务办公室”。
2、呈报文号：为申办单位申报材料的文件发文编号，呈报文号不可漏填，填写文号要规范。
3、团组名称：填写对外团组名称，如团组无名称可填写某某等几人赴港（澳）团组。
4、出访地点、停留时间、团组规模：要在出访地点后注明签注类型（三月一次、三月二次、三月多次、六月多次、一年多次）和停留天数（多次签注为每次停留天数），如既申办赴香港签注又申办赴澳门签注，要分别注明赴香港和赴澳门的停留天数。
严格按照实际工作需要控制团组规模，无关人员不得随团出访。
出席大型涉港澳或国际会议，应对突发事件，参加文体赛事、文艺演出、大型经贸、展览、上市与路演、培训团组等活动将根据实际任务需要审批出访人数和停留时间。
5、邀请、接待单位：要求填写邀请单位或与港澳对接公务的单位。
6、费用来源：填写“所在单位自理”，“邀方负责”，“双方负责”，或填写明确报销的内容。
7、出访人的姓名，性别，年龄，工作单位，职务、职称、级别：审核出访人的职务、任命书、聘书或聘用合同及其有效期，看出访人是否属申报单位的真实员工。必要时可要求增加提供所在单位为其缴纳社保证明。
填报的信息要与网上申报系统中的身份证信息相符。工作单位需填写具体处室或部门。如是部门领导的，不能只填写职务，而要明确是哪个部门的职务，以免产生歧义。如在不同部门兼职的，需填写兼职单位的名称及职务。
最后一名出访人下一行需填上“（以下空白）”字样。出访团组超过3个人需加填《广东省因公（出国）赴港澳任务批件附表》，并在附表上加盖公章，公章盖在右上角或压最后一行。
8、出访任务和理由：此栏目填写赴港澳任务、理由、公示情况，省直单位处级及以下人员备案情况，或办理急件的理由等，不要重复填写出访地、签注类别和停留时间。
（1）出访任务与出访人身份要相符。对以各种交流、考察名义赴港澳公款旅游的申请不予批准。私人事务，如探亲、访友、购物、旅游、看病等均不得申办因公通行证。主要通过邀请函、行程安排等材料进行审核。
?。?）要详细填写出访活动的必要性。出访事由需写明与何机构、企业或何人商谈何事；参加相关会议、论坛或联谊活动的，需写明活动举办方及相关背景等情况。字体为仿宋四号,字数不超过400字，文字要精炼。如需填写内容较多，请在此栏简要填写出访任务和理由，具体内容另附便函说明，并在此栏内容下一行加注“（详细出访任务请看附函）”字样。
?。?）公示和备案审查情况不能漏填。如果出访事由为非涉密事项，须填写“上述出访事项及某某某等×名同志已按规定作内部公示，无不同意见”；若出访任务紧急，可填写“因出访任务紧急，上述事项及某某某等×名同志已同步进行内部公示”。
出访人中，省直单位处级及以下人员，若不提供《因公临时赴港澳人员备案表》，须填写：“已对XXX同志履行审查备案手续”。
（4）如是应邀出访，则出访事由应与邀请函相关内容一致。
9、地级市政府或省直主管厅局委办领导签署和用印：申报公函的印章、签署人签名要与申报单位的立户备案材料一致。需有申办单位经报备的授权签署人加具意见和亲笔签名；赴港澳人员为正、副厅级的，需由单位主要领导（地级以上市的市长或书记签名均可）加具意见和亲笔签名，填写签名时间，并加盖公章。若主要领导因出差在外无法签名的，可由其他经报备的授权签署人加具意见和签名，但须另函说明；省直单位的授权签署人必须是本单位的主要领导和分管领导，或交叉分管领导。
10、联系人及电话：须填写专办员的姓名、固定电话和移动电话。联系人信息要准确，如果人员有变动，信息要及时更新，便于随时工作联系。
